Kunagi oli viisakus iseenesestmõistetav osa ärisuhtlusest. Kirjad algasid tervitusega, lõppesid lugupidamisega ja vahepeal oli selge, läbimõeldud sisu. Täna… piisab vahel ühest sõnast. Või veel parem, vastus jääb üldse tulemata.
Kiirus on saanud normiks. Vastame liikvel olles, poole mõtte pealt ja sageli nii, nagu kirjutaks sõbrale. Ja ausalt, selles ei ole midagi halba. Lihtsus ja otsekohesus ongi tänapäeva tugevus. Aga…
Miks iga kiri on Sinu ettevõtte visiitkaart. Kui keegi puutub Sinu ettevõttega esimest korda kokku, siis väga tihti ei ole see kohtumine silmast silma. See on kiri.
E-kiri. Päringule vastus. Pakkumine. Arve saatmine.
Ja just selle ühe kirja põhjal tekib tunne, kas see ettevõte on ikkagi usaldusväärne, kas siin on süsteem, kas siin on inimene, kellega on hea koostööd teha. Just selle kõige keskel on viisakus muutunud millekski, mis paistab silma. Mitte kui vana ja jäik reegel, vaid kui teadlik valik.
Ja see ongi uus luksus.
Mitte sellepärast, et see oleks keeruline või kättesaamatu. Vastupidi. Sellepärast, et vähesed viitsivad seda enam järjepidevalt hoida.
Tänapäeval on suhtlus muutunud väga kiireks. Kirjutame nagu räägime. Lühidalt, vahel poolikute lausetega, vahel ilma tervituseta. Nt messengeris on see tavaliselt täiesti okei. Aga kui sama stiil kandub üle ametlikku suhtlusesse, siis hakkab see tööle Sinu vastu, sest kiri ei ole lihtsalt info edastamine.
Kui koostööpartner ja/või klient avab Sinu kirja, siis ta ei loe ainult sõnu. Ta tunnetab stiili. Sõbralikkus on kirja sees alati tuntav – isegi siis, kui see on lühike. Ja just see tunne määrab, millise mulje Sa jätad.
Näiteks kui vastad päringule lihtsalt: “Saadan pakkumise,” siis info jõuab kohale, aga midagi jääb puudu. Kui aga kirjutad: “Tänan Teid/Sind päringu eest. Saadan Teile/Sulle kokkulepitud pakkumise. Kui tekib küsimusi, vastan hea meelega,” siis on tunne hoopis teine. See on avatum, hoolivam ja kutsub suhtlema.
Sama kehtib ka väiksemate igapäevaste kirjade puhul. Kui saadad faili sõnadega “Arve manuses,” siis on see korrektne, kuid kuiv. Kui lisad juurde: “Saadan Teile arve manuses. Kui vajate lisainfot või täpsustusi, andke julgelt teada,” siis lood juba kontakti. Sa annad märku, et oled olemas, mitte ainult ei edasta dokumenti.
Kui saad kirja, kus keegi tänab Sind pöördumise eest, vastab selgelt ja lõpetab mõtte viisaka tooniga, siis see jääb meelde. Mitte suure žestina, vaid hea tundena. Sellena, et siin on keegi, kes austab Sinu aega ja tähelepanu.
Ja ärisuhtluses loeb see rohkem, kui me arvame.
Samas ei pea iga kiri olema emotsionaalne või “erilise tundega”. See sõltub väga palju inimesest, ettevõtte stiilist ja olukorrast. Mõnes valdkonnas ongi neutraalsem ja konkreetsem toon täiesti sobiv. Siinsed näited on lihtsalt soovitused, mis aitavad Sul vajadusel oma suhtlust veidi soojemaks ja läbimõeldumaks muuta.
Näiteks klassikaline kiire vastus “OK” – mis on küll universaalne ja ajasäästlik, aga jätab õhku väikese küsimuse: kas kõik on päriselt korras või lihtsalt sai see teema nüüd kuidagi ära lõpetatud?
Võrreldes näiteks: “Sobib hästi, liigume selle plaaniga edasi.”
See ei võta oluliselt rohkem aega. Aga see loob selguse ja kindluse.
Ja just sellistes kohtades tekibki vahe.
Leian, et hea kiri ei pea olema keeruline ega ülearu ametlik. Vastupidi. Kõige tugevam on lihtne, selge ja viisakas toon, kus on tunda nii professionaalsust kui ikkagi ka inimlikkust.
Muidugi, kui koostöö on juba tekkinud ja suhtlus igapäevane, võib toon muutuda vabamaks. See on loomulik. Aga esimene kontakt, uued kliendid ja ametlikud kirjad on need kohad, kus tasub alati hoida elegantset joont.
Sest inimesed ei mäleta ainult seda, mida Sa tegid. Nad mäletavad, kuidas Sa suhtlesid.
Ja kui Sinu kiri jätab tunde, et kõik on läbimõeldud, selge ja professionaalne, siis oled Sa juba sammu võrra ees. See ei ole nn „vana kool“, see on kvaliteet ja kvaliteet paistab alati välja.
Viisakus ei ole ajast ja arust. See on uus luksus, mida igaüks saab endale lubada.
Ja mis kõige parem, see maksab täpselt null eurot, aga võib tuua tagasi väga palju.
Küsimus on – millise mulje sina jätad?