Alguses tundub see loogiline, sest ressursid on vähesed. Ettevõte on väike, protsessid alles kujunevad ja tundub, et kõik on kontrolli all. Arved saavad tehtud, failid on kuskil olemas ja asjad liiguvad. Kuid “kuidagi toimib” ei ole sama, mis toimib hästi.

Segadus ei tule tavaliselt suure pauguga. See hiilib sisse vaikselt ja salaja. Üks arve jääb saatmata. Mõni dokument on vales kaustas. Tähtaeg läheb meelest, sest see oli “peas kirjas”. Ja siis ühel hetkel kulub lihtsalt liiga palju aega sellele, et aru saada, kus miski on. Ja aeg on ettevõtja kõige kallim ressurss.

Kui sa kulutad iga päev kasvõi 10–20 minutit asjade otsimisele, parandamisele või üle kontrollimisele, siis kuu lõpuks on see juba arvestatav hulk tunde. Aega, mida sa ei kasuta müügiks, arenduseks ega puhkamiseks.

Rääkimata sellest tundest, mis tekib, kui peas on pidev “mul on midagi tegemata” nimekiri, aga sa ei suuda täpselt sõnastada, mis see on.

See ei ole efektiivsus. See on vaikne koormus ja liigub kahjuks läbipõlemise suunal.

Tihti arvatakse, et abi kaasamine on kulu. Tegelikult on suurem kulu see, kui sa teed kõike ise, aga ebaefektiivselt. Kui süsteemid ei ole paigas, siis iga uus ülesanne võtab rohkem aega, kui peaks. Iga viga tuleb kulukamalt tagasi. Ja iga päev tundub natuke raskem, kui võiks.

Hea süsteem ei tähenda keerulist tarkvara ega pikki juhendeid. See tähendab selgust.

• Kus on sinu dokumendid?
• Kuidas kasutad oma aega ja kalendrit?
• Kes mille eest vastutab?

Ja siit jõuamegi põhilise olulise mõtteni. Ettevõtja ei pea tegema kõike ise.

See ei tähenda, et Sa ei oska või ei Saa hakkama. Vastupidi. See tähendab, et Sa saad aru, kus on Sinu aeg kõige väärtuslikum.

Kui Sina oled oma ettevõtte nn. mootor, siis ei ole mõistlik kulutada oma energiat tegevustele, mida saab teha keegi teine sama hästi või isegi paremini, aga süsteemsemalt.

Vahel piisab väga väikestest sammudest:

• Keegi aitab Sul korrastada failid.
• Keegi võtab üle rutiinse andmesisestuse.
• Keegi loob Sulle lihtsa struktuuri, mille järgi edasi liikuda.

Ja järsku ei pea Sa enam iga asja nullist alustama, sest Sul on toimiv süsteem ja juhendid.

On ka üks väike, aga aus tähelepanek.

Ettevõtjad, kes teevad kõike ise, ei ole tavaliselt need, kes liiguvad kõige kiiremini edasi. Nad on need, kes on kogu aeg hõivatud.

Lõppkokkuvõttes ei ole küsimus selles, kas sa saad kõigega ise hakkama. Enamasti saad. Küsimus on selles, kas see on parim viis oma aega kasutada. Sest segadus maksab kätte varem või hiljem. Mitte alati kohe rahas, aga ajas, energias ja lõpuks ka kasvus.

Ja vahel on kõige targem samm ettevõtjana see, et Sa ei tee enam kõike ise, vaid leiad koostööpartnerid ja delegeerid ning peagi tunned, kuidas on olemine kergem ja sujuvam.

The post Ettevõtja ei pea kõike tegema ise, sest segadus võib olla kulukam kui Sa arvad appeared first on Backup Business.

Read more at Backup Business

Kiirus on saanud normiks. Vastame liikvel olles, poole mõtte pealt ja sageli nii, nagu kirjutaks sõbrale. Ja ausalt, selles ei ole midagi halba. Lihtsus ja otsekohesus ongi tänapäeva tugevus. Aga…

Miks iga kiri on Sinu ettevõtte visiitkaart. Kui keegi puutub Sinu ettevõttega esimest korda kokku, siis väga tihti ei ole see kohtumine silmast silma. See on kiri.

E-kiri. Päringule vastus. Pakkumine. Arve saatmine.

Ja just selle ühe kirja põhjal tekib tunne, kas see ettevõte on ikkagi usaldusväärne, kas siin on süsteem, kas siin on inimene, kellega on hea koostööd teha. Just selle kõige keskel on viisakus muutunud millekski, mis paistab silma. Mitte kui vana ja jäik reegel, vaid kui teadlik valik.

Ja see ongi uus luksus.

Mitte sellepärast, et see oleks keeruline või kättesaamatu. Vastupidi. Sellepärast, et vähesed viitsivad seda enam järjepidevalt hoida.

Tänapäeval on suhtlus muutunud väga kiireks. Kirjutame nagu räägime. Lühidalt, vahel poolikute lausetega, vahel ilma tervituseta. Nt messengeris on see tavaliselt täiesti okei. Aga kui sama stiil kandub üle ametlikku suhtlusesse, siis hakkab see tööle Sinu vastu, sest kiri ei ole lihtsalt info edastamine.

Kui koostööpartner ja/või klient avab Sinu kirja, siis ta ei loe ainult sõnu. Ta tunnetab stiili. Sõbralikkus on kirja sees alati tuntav – isegi siis, kui see on lühike. Ja just see tunne määrab, millise mulje Sa jätad.

Näiteks kui vastad päringule lihtsalt: “Saadan pakkumise,” siis info jõuab kohale, aga midagi jääb puudu. Kui aga kirjutad: “Tänan Teid/Sind päringu eest. Saadan Teile/Sulle kokkulepitud pakkumise. Kui tekib küsimusi, vastan hea meelega,” siis on tunne hoopis teine. See on avatum, hoolivam ja kutsub suhtlema.

Sama kehtib ka väiksemate igapäevaste kirjade puhul. Kui saadad faili sõnadega “Arve manuses,” siis on see korrektne, kuid kuiv. Kui lisad juurde: “Saadan Teile arve manuses. Kui vajate lisainfot või täpsustusi, andke julgelt teada,” siis lood juba kontakti. Sa annad märku, et oled olemas, mitte ainult ei edasta dokumenti.

Kui saad kirja, kus keegi tänab Sind pöördumise eest, vastab selgelt ja lõpetab mõtte viisaka tooniga, siis see jääb meelde. Mitte suure žestina, vaid hea tundena. Sellena, et siin on keegi, kes austab Sinu aega ja tähelepanu.

Ja ärisuhtluses loeb see rohkem, kui me arvame.

Samas ei pea iga kiri olema emotsionaalne või “erilise tundega”. See sõltub väga palju inimesest, ettevõtte stiilist ja olukorrast. Mõnes valdkonnas ongi neutraalsem ja konkreetsem toon täiesti sobiv. Siinsed näited on lihtsalt soovitused, mis aitavad Sul vajadusel oma suhtlust veidi soojemaks ja läbimõeldumaks muuta.

Näiteks klassikaline  kiire vastus “OK” – mis on küll universaalne ja ajasäästlik, aga jätab õhku väikese küsimuse: kas kõik on päriselt korras või lihtsalt sai see teema nüüd kuidagi ära lõpetatud?

Võrreldes näiteks: “Sobib hästi, liigume selle plaaniga edasi.”

See ei võta oluliselt rohkem aega. Aga see loob selguse ja kindluse.

Ja just sellistes kohtades tekibki vahe.

Leian, et hea kiri ei pea olema keeruline ega ülearu ametlik. Vastupidi. Kõige tugevam on lihtne, selge ja viisakas toon, kus on tunda nii professionaalsust kui ikkagi ka inimlikkust.

Muidugi, kui koostöö on juba tekkinud ja suhtlus igapäevane, võib toon muutuda vabamaks. See on loomulik. Aga esimene kontakt, uued kliendid ja ametlikud kirjad on need kohad, kus tasub alati hoida elegantset joont.

Sest inimesed ei mäleta ainult seda, mida Sa tegid. Nad mäletavad, kuidas Sa suhtlesid.

Ja kui Sinu kiri jätab tunde, et kõik on läbimõeldud, selge ja professionaalne, siis oled Sa juba sammu võrra ees. See ei ole nn „vana kool“, see on kvaliteet ja kvaliteet paistab alati välja.

Viisakus ei ole ajast ja arust. See on uus luksus, mida igaüks saab endale lubada.

Ja mis kõige parem, see maksab täpselt null eurot, aga võib tuua tagasi väga palju.

Küsimus on – millise mulje sina jätad?

The post Viisakus ei ole ajast ja arust – see on uus luksus ärisuhtluses appeared first on Backup Business.

Read more at Backup Business