Kui palju aega kulub teie nädalas selle peale, et juba lahendatud asi tuleb uuesti lahendada? Või et järjekordne kokkulepe lõpeb segaselt, sest kellelegi ei saanud päris selgeks, milles kokku lepiti?
Ärisuhtlus on muutunud kaootiliseks. Kõik räägivad korraga, keegi ei kuula lõpuni ja kogu aeg jääb tunne, et kellelgi on veel midagi öelda. See on väsitav. Ja kahjulik.
Aga nii ei pea see olema.
Miks selgus on jõud
Vanade aegade (või hea juhtimisega ettevõtete) ärisuhtluses kehtis üks oluline reegel: kui kõik teavad täpselt, mida oodatakse, milles lepiti kokku ja kes mille eest vastutab – siis kulgeb töö ladusalt. Konflikte on vähem, aega ei raisata ja inimesed on rahulikumad.
Tänapäeval on see muutunud harulduseks. Just seetõttu on see seda väärtuslikum.
Ettevõte, mis suudab suhelda selgelt ja lugupidavalt, võidab. Kliendid soovitavad teda edasi. Meeskond tahab seal töötada. Ja mis kõige tähtsam – probleemid saavad lahendatud, mitte ei süvene.
Samm 1: Alustage eesmärgiga, mitte IMPULSIGA
Enne kui helistate, saadate kirja või kutsute kokku koosoleku, tehke üks asi: küsige endalt, mis on tegelik eesmärk.
„Ma pean helistama, sest…“ – nii ei tule midagi head. Aga „Ma pean helistama, et selgitada, mis õigesti toimis ja kuidas edasi liigume“ – see on selge sõnum.
Käituge nii, nagu teil oleks aega. Isegi kui ei ole, võtke see aeg. Kümne minuti pikkune kõne selge eesmärgiga on parem kui neli segast sõnumit. Teise inimese aeg on teie jaoks sama väärtuslik kui teie aeg tema jaoks – olgem ausad.
Samm 2: Rääkige selgelt, kuulake tähelepanelikult
Kui eesmärk on paigas, siis kuulake. Mitte hiljem, vaid praegu, sel hetkel.
Ärge valmistuge juba järgmiseks argumendiks. Ärge lohistage vanu probleeme praegusesse vestlusesse. Küsige: „Mida sina arvad?“ ja vaikige. Oodake vastust.
Inimesed saavad aru, kui neid päriselt kuulatakse. Ja nad saavad aru ka siis, kui te lihtsalt ootate oma järjekorda rääkida. Sellest on kahju, sest nii jääb oluline info kuulmata.
Samuti rääkige ise selgelt. Pikki ja käänulisi lauseid pole vaja. „Meil on kolm valikut: A, B või C. Kumb sulle paremini sobib?“ on parem kui 20-minutine loeng.
Samm 3: Kokkuvõte ja kirjalik kinnitus
Kui vestlus või koosolek on lõppenud, tehke kokkuvõte. Otse inimese ees või kohe vestluse lõpus.
„Niisiis: sina teed seda, mina tegelen sellega ja neljapäeval vaatame üle, kuidas edeneb. Kas oled nõus?“
Seejärel – ja see on väga oluline – saatke lühike kirjalik kinnitus. Mitte pikk dokument, vaid üks lihtne e-kiri: „Tänan! Nagu kokku leppisime – mina tegelen X-iga ja sina Y-ga. Neljapäeval räägime taas?“
See täidab kolm eesmärki: näitab, et kuulasite, jätab kirjaliku jälje ja väldib hilisemaid arusaamatusi.
Kuidas see teie ettevõttele kasu toob
Teie kliendid tegelevad arvete, maksete ja aruannetega. Nad on niigi stressis. Kui teie raamatupidaja või virtuaalassistent räägib nendega nii, et kõik on selge ja tajutav, et teda päriselt kuulatakse – muutub kogu koostöö.
Pole enam kaootilisi sõnumivahetusi. Pole tunnet, et keegi ei võta teid tõsiselt. On selgus. On väärikus. On usaldus.
See, et te pingutate suhtlemisega, mitte ainult tööde ära tegemisega, näitab, et te hoolite. Ja teie meeskond peegeldab seda, kes te olete.
Alustage täna
Te ei pea ootama, kuni kogu ärimaailm muutub. Alustage oma tiimist. Järgmisel koosolekul proovige: määratlege eesmärk, kuulake tähelepanelikult ja saatke kokkuvõte.
Vaadake, mis juhtub. Inimesed märkavad. Nad tunnevad selle ära.
Sest tänapäeval on tõeline luksus see, kui keegi võtab teid tõsiselt ja kuulab lõpuni.