Saate e-kirja. Tund hiljem on vastus kohal – ei mingit päevadepikkust ootamist. Klient või partner näeb teie sõnu, teie struktuuri, teie tähelepanu detailidele – ja teeb kohe järelduse, kellega tal on tegu.
Seda ei unustata.
E-kiri, mis jääb meelde
Mõelge, kui tihti loete halvasti kirjutatud e-kirja ja mõtlete: „Ei, ma ei usu, et see inimene on oma valdkonnas pädev.“ Või vastupidi – kui saate kristallselge, hooliva ja professionaalse sõnumi, kas ei muutu siis kõik hetkega paremaks?
E-kiri ei ole pelgalt teabevahetuse vahend. See on võimalus näidata, kes te olete. See on teie visiitkaart, mis võib aastaid kellegi postkastis ringelda.
Kolm nippi, kuidas kirjutada paremini
1. Alustage inimlikult, lõpetage selgelt
Te ei pea olema üleliia formaalne, et näida professionaalne. Algus võib olla soe ja lugejakeskne: „Tere, Karin! Aitäh eilse vestluse eest – paljud sinu ideed olid meile väga kasulikud.“ Seejärel jõuate asja juurde. Lõpus lisage konkreetne järgmine samm: „Saadan sulle esmaspäevaks arvutused. Küsi julgelt, kui midagi jääb arusaamatuks.“
Inimlikkus ja selge struktuur – see kombinatsioon toimib.
2. Lugege kiri enne saatmist Mõttega läbi
Kujutage ette, et loete seda kirja esimest korda. Mis mulje see jätab? Kas laused on pikad ja segased? Kas puudub koht, kus oleks selge, mida lugeja peaks tegema? Kas see tundub automaatvastus või pigem sõnum inimeselt, kes tõesti teist hoolib?
Paar minutit enesekontrolliks muudab kogu kogemust. See näitab, et hoolite.
3. Ärge kiirustage vastama
Levinud viga: loete kirja kiiresti, vastate „jah“ või „ei“ ning poole tunni pärast on vastus postkastis – näeb välja nagu telegramm. Olete stressis, surve all, kiire. Klient tunneb seda.
Kui kiri nõuab mõtlemist, oodake pool tundi. Hingake. Mõelge vastuse ülesehitusele. Kirjutage nii, nagu teil oleks aega. (Tavaliselt ongi – lihtsalt tundub, et pole.)
Miks see on oluline teie ettevõttele
Raamatupidamises ja virtuaalses assisteerimises on usaldus kõik. Inimesed usaldavad teile oma arved, aja, ärisaladused. Ja see usaldus saab sageli alguse väga varakult – õigesti kirjutatud e-kirjast.
Kui meie vastus on selge, vastutustundlik ja inimlik, siis teate, et teie raamatupidaja või assistent pole lihtsalt tegevuste täitja. See on inimene, kes mõistab, et teie aeg on väärtuslik. Kes näeb teid inimesena, mitte lihtsalt kohustuse või kulureana.
See jääb meelde.
Väike asi, suur tähendus
Professionaalsus ei tähenda külmust ega mehaanilisust. See tähendab vastutust, selgust ja lugupidamist. See tähendab, et iga sõna, mille saadate, esindab teid ja teie ettevõtet.
Seega – järgmise kirja kirjutamisel peatage korraks ja küsige endalt: kas see on kiri, mida ma tahaksin oma ettevõttelt saada? Kas see jätab minust hea mulje?
Kui vastus on „jah“, siis saatke see teele. Ja teadke, et olete end suurepäraselt esindanud.
Sest see ongi teie ettevõtte tõeline nägu – mitte logo, vaid iga kiri, mille te saadate.